國立臺灣大學總務處

將修改後合約書先送至研發處批示核可後，再到文書組蓋校對章。

1.承辦人對所經辦之公文，自簽辦之日起至發文之日止，應注意處理流程各階段之查催，以免造成作業困擾與延誤。（文書流程管理手冊）
2.經辦文件應依規定期限辦結，必須展期時，報請權責主管核准。（文書流程管理手冊）

歸檔案件有下列情形之一者，應退還文書單位或承辦單位補正，並於歸檔清單上註記其原因及日期：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
前項第2款所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查（機關檔案點收作業要點8）

1.機關檔案管理作業手冊6.4.1.2:歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
（1）先編本文，續編附件。編寫位置於每頁「下方置中」。
（2）依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下；簽稿併陳案件，以簽在上，稿在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
（3）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

2.考量本校辦畢之公文未全數退回承辦單位，而由決行單位或會辦單位逕送文書組發文後歸檔，遇會辦單位有另簽時，要求承辦人將辦畢之案件逐件逐頁編碼，有其實際上之困難。因此，請各單位公文承辦人將簽、稿、附件各自獨立逐頁編碼即可，再由文書組合計總頁碼。（94年9月30日940030182號函）

3.前述1及2之方式可視情形並行適用。

1.擬辦之公文如須存檔，請勿使用回收紙列印，以方便掃瞄及歸檔。
2.歸檔公文以原件為原則，有附件者，每1種以1份為限。（機關檔案點收作業要點2）

1.公文擬稿部分，來文必須承轉各單位之公文，請摘敘來文要點轉發，來文過長仍請儘量摘敘轉發，如無法摘敘時才將其列為附件，但層層轉發之同一事件公文只轉發一種，勿將其全部附件全部轉發，以免重複及浪費紙張。（文書處理手冊貳、公文製作19（3）稿之撰擬2（3）乙）。
2.2.因法令新增、變更而轉知校內各單位之公文，法務部既已建置全國法規資料庫入口網站，為避免大量紙張浪費及辦文，擬辦時請於來文擬辦「請文書組上網公告」或「本文影印○○○○請直接上全國法規資料庫入口網站查詢視需要列印
3.處理第3類（通報周知性質）應登載於電子公佈欄，或逕以電子郵件告知，本校公文公告系統已發揮功能，請多利用網路上網公告，以免造成人力、物力浪費。（行政院所屬機關推動6減運動實施原則2、（2）減文運動）

一、機密公文等級之編列

1. 本校為一般公務機關機密公文僅編列普通、密二級。
2. 機密、極機密、絕對機密係屬國家機密等級請謹慎編列。（國家機密保護法第4條）

二、機密公文之傳遞方式如下：（文書處理手冊64）

1. 非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。
2. 傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

三、解密條件

1. 機密公文請填寫明確之解密條件或保密期限（日期），請勿使用諸如開會完畢後或評審會結束後等不明確日期。
2. 機密公文及封套均應填寫解密條件。機密公文封套請至保管組領取使用。

1.承辦人應備齊附件種類。附件以正本為限，如需附送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」以免遺漏。（文書處理手冊49（5）） 

2.發文如有檢送附件，應於「附件」欄註明，其填寫方式應明確如：「申請書1份」或「如說明2」。另附件欄請勿填寫「如文」或「隨文」。 

3.附件請檢點清楚，隨稿附送。附件有2種以上，請以附件條分別標明附件1、附件2…。附件條請向文書組領取。（文書處理手冊31（11）） 

4.來文「說明」欄中書明附件請自○○網址下載者，或另有相關網址可供下載者，應書明由需要者自行上網下載使用；其附件不應再隨文函發。  

5.發文附件如需其他單位核章，應於會辦單位欄標明附件核章單位（例如：會○單位請於○附件核章），以免漏章造成退件，影響時效。

文書之陳核、陳判過程中，應使用公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分，最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用機密檔案專用信封。（文書處理手冊37）

「速別」係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質，填列「最速件」或「速件」等，普通件得不必填列。公文辦理期限最速件為隨到隨辦。速別係指要求對方處理時限，最速件公文辦理期限僅為一天，承辦人應謹慎選用。公文速別中並無「特急件」種類，處理方式視同「最速件」。

1.「先簽後稿」
甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
乙、有關政策性或重大興革案件。
丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。
丁、擬提決策會議討論案件。
戊、重要人事案件。
己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

2.「簽稿併陳」
甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
丙、須限時辦發不及先行請示之案件。（文書處理手冊19（1）2）。

1.「簽」係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示。簽應依「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理，。案情簡單之「簽」，可使用便簽，不分段，以條列式簽擬。
2.「先簽後稿」指案情內容複雜，必須先行簽准後再辦稿之案件。
3.「簽稿併陳」指簽及稿二者均需經由首長核准始得發文，可簽與稿一併陳核。有關單位來文必須「簽稿併陳」請於「左上角」自行書寫或另行刻製章戳加蓋。
4.「以稿代簽」為一般案情簡單，或例行承轉之案件，可「以稿代簽」。（文書處理手冊19（1）2）

1受文者為公務機關或各級學校者：應書寫受文機關全銜（勿簡稱）。
2.公文稿應確實標明決行層級，以利確定公文決行層級。
3.應填寫聯絡人及電話，以方便聯絡。
4.承辦人欄簽名勿過於潦草或勿以私章代替「單位職名章」，方便辨識承辦人姓名及單位。
5.公文稿如有會辦單位者，應於會辦單位欄標明，並依序於「簽稿會核單」上書明會核順序。
6.應熟悉並遵守「公文書橫式書寫數字使用原則」並依「數字用法舉例一覽表」之規定使用。（行政院93年9月17日院臺秘字第0930089122號函）
7.承辦人應提供受文機關之地址並書寫於函稿上，以便正確快速寄發公文。
8.開會通知單出列席人員應加註所屬單位以便正確快速送達。

承辦人於辦理簽、令、函、書函、開會通知單、公告稿等應將簽辦情形例如「簽」、「簽稿併陳」、「先簽後稿」或「以稿代簽」於「左上角」標示。一文多稿應於「左上角」標示「一文○稿第○稿」。例如：一文有5稿應於第1稿「左上角」標示「一文5稿第1稿」；第2稿「左上角」標示「一文5稿第2稿」依此類推。以上標示主要方便審核及長官批示以免遺漏。

使用〔簡易辦文〕方式簽辦公文，非下列說明，則請承辦人以〔新增簽稿〕方式點選“簽”/“書函”辦理。

（1） 公文性質單純，

（2） 流程操作簡單，

（3） 簽辦用字簡潔，

（4） 無需會辦。