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常見問題

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  • Q1
    研究計劃案合約書送出後,內容遭對方修改,需加蓋學校校對章,用印程序為何?
    A
    將修改後合約書先送至研發處研究計畫服務組批示核可後,再到文書組蓋校對章。
  • Q2
    經辦公文時間流程掌控為何?
    A
    1.承辦人對所經辦之公文,自簽辦之日起至發文之日止,應注意處理流程各階段之查催,以免造成作業困擾與延誤。(文書流程管理手冊)
    2.經辦文件應依規定期限辦結,必須展期時,報請權責主管核准。(文書流程管理手冊)
  • Q3
    歸檔案件退回承辦單位之處理狀況?
    A
    歸檔案件有下列情形之一者,應退還文書單位或承辦單位補正,並於歸檔清單上註記其原因及日期:
    1.案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
    2.案件污損或內容不清楚者。
    3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
    4.案件未編列文號或文號有誤者。
    5.案件未填註保存年限或分類號者。
    6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
    7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
    8.樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
    9.案件與歸檔清單之登載不符者。
    10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
    前項第2款所定情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,並經機關權責長官核可後,併同原案歸檔備查(機關檔案點收作業要點8)
  • Q4
    如何編寫頁碼?
    A

    1.機關檔案管理作業手冊6.4.1.2:歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼:
    (1)先編本文,續編附件。編寫位置於每頁「下方置中」。
    (2)依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下;簽稿併陳案件,以簽在上,稿在下,依序編寫頁碼;文件係雙面書寫或列印者,亦同。
    (3)附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。

    2.考量本校辦畢之公文未全數退回承辦單位,而由決行單位或會辦單位逕送文書組發文後歸檔,遇會辦單位有另簽時,要求承辦人將辦畢之案件逐件逐頁編碼,有其實際上之困難。因此,請各單位公文承辦人將簽、稿、附件各自獨立逐頁編碼即可,再由文書組合計總頁碼。(94年9月30日940030182號函)

    3.前述1及2之方式可視情形並行適用。

  • Q5
    公文如何歸檔?
    A
    1.擬辦之公文如須存檔,請勿使用回收紙列印,以方便掃瞄及歸檔。
    2.歸檔公文以原件為原則,有附件者,每1種以1份為限。(機關檔案點收作業要點2)
  • Q6
    如何達到公文減文?
    A
    1.公文擬稿部分,來文必須承轉各單位之公文,請摘敘來文要點轉發,來文過長仍請儘量摘敘轉發,如無法摘敘時才將其列為附件,但層層轉發之同一事件公文只轉發一種,勿將其全部附件全部轉發,以免重複及浪費紙張。(文書處理手冊貳、公文製作19(3)稿之撰擬2(3)乙)。
    2.2.因法令新增、變更而轉知校內各單位之公文,法務部既已建置全國法規資料庫入口網站,為避免大量紙張浪費及辦文,擬辦時請於來文擬辦「請文書組上網公告」或「本文影印○○○○請直接上全國法規資料庫入口網站查詢視需要列印
    3.處理第3類(通報周知性質)應登載於電子公佈欄,或逕以電子郵件告知,本校公文公告系統已發揮功能,請多利用網路上網公告,以免造成人力、物力浪費。(行政院所屬機關推動6減運動實施原則2、(2)減文運動)
  • Q7
    機密公文
    A

    一、機密公文等級之編列

    1. 本校為一般公務機關機密公文僅編列普通、密二級。
    2. 機密、極機密、絕對機密係屬國家機密等級請謹慎編列。(國家機密保護法第4條)

    二、機密公文之傳遞方式如下:(文書處理手冊64)

    1. 非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。
    2. 傳送一般公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。

    三、解密條件

    1. 機密公文請填寫明確之解密條件或保密期限(日期),請勿使用諸如開會完畢後或評審會結束後等不明確日期。
    2. 機密公文及封套均應填寫解密條件。機密公文封套請至保管組領取使用。
  • Q8
    發文附件及其標示方式?
    A

    1.承辦人應備齊附件種類。附件以正本為限,如需附送副本收受機關或單位,應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」以免遺漏。(文書處理手冊49(5)) 

    2.發文如有檢送附件,應於「附件」欄註明,其填寫方式應明確如:「申請書1份」或「如說明2」。無檢送附件者附件欄應填寫「無」。另附件欄請勿填寫「如文」或「隨文」。 

    3.附件請檢點清楚,隨稿附送。附件有2種以上,請以附件條分別標明附件1、附件2…。附件條請向文書組領取。(文書處理手冊31(11)) 

    4.來文「說明」欄中書明附件請自○○網址下載者,或另有相關網址可供下載者,應書明由需要者自行上網下載使用;其附件不應再隨文函發。  

    5.發文附件如需其他單位核章,應於會辦單位欄標明附件核章單位(例如:會○單位請於○附件核章),以免漏章造成退件,影響時效。

  • Q9
    使用公文夾應注意哪些事項?
    A
    文書之陳核、陳判過程中,應使用公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分,最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用機密檔案專用信封。(文書處理手冊37)
  • Q10
    速別之使用方式
    A
    「速別」係指希望受文機關辦理之速別。應確實考量案件性質,填列「最速件」或「速件」等,普通件得不必填列。公文辦理期限最速件為隨到隨辦。速別係指要求對方處理時限,最速件公文辦理期限僅為一天,承辦人應謹慎選用。公文速別中並無「特急件」種類,處理方式視同「最速件」。
  • Q11
    如何區分「先簽後稿」及「簽稿併陳」?
    A

    1.「先簽後稿」
    甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
    乙、有關政策性或重大興革案件。
    丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。
    丁、擬提決策會議討論案件。
    戊、重要人事案件。
    己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。

    2.「簽稿併陳」
    甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
    乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。
    丙、須限時辦發不及先行請示之案件。(文書處理手冊19(1)2)。

  • Q12
    何謂「簽」、「先簽後稿」、「簽稿併陳」及「以稿代簽」?
    A
    1.「簽」係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示。簽應依「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理,。案情簡單之「簽」,可使用便箋,不分段,以條列式簽擬。
    2.「先簽後稿」指案情內容複雜,必須先行簽准後再辦稿之案件。
    3.「簽稿併陳」指簽及稿二者均需經由首長核准始得發文,可簽與稿一併陳核。有關單位來文必須「簽稿併陳」請於「左上角」自行書寫或另行刻製章戳加蓋。
    4.「以稿代簽」為一般案情簡單,或例行承轉之案件,可「以稿代簽」。(文書處理手冊19(1)2)
  • Q13
    文稿製作時注意事項(常見疏漏)
    A
    1受文者為公務機關或各級學校者:應書寫受文機關全銜(勿簡稱)。
    2.公文稿應確實標明決行層級,以利確定公文決行層級。
    3.應填寫聯絡人及電話,以方便聯絡。
    4.承辦人欄簽名勿過於潦草或勿以私章代替「單位職名章」,方便辨識承辦人姓名及單位。
    5.公文稿如有會辦單位者,應於會辦單位欄標明,並依序於「簽稿會核單」上書明會核順序。
    6.應熟悉並遵守「公文書橫式書寫數字使用原則」並依「數字用法舉例一覽表」之規定使用。(行政院93年9月17日院臺秘字第0930089122號函)
    7.承辦人應提供受文機關之地址並書寫於函稿上,以便正確快速寄發公文。
    8.開會通知單出列席人員應加註所屬單位以便正確快速送達。
  • Q14
    何謂「文別」及其標示方法?
    A
    承辦人於辦理簽、令、函、書函、開會通知單、公告稿等應將簽辦情形例如「簽」、「簽稿併陳」、「先簽後稿」或「以稿代簽」於「左上角」標示。一文多稿應於「左上角」標示「一文○稿第○稿」。例如:一文有5稿應於第1稿「左上角」標示「一文5稿第1稿」;第2稿「左上角」標示「一文5稿第2稿」依此類推。以上標示主要方便審核及長官批示以免遺漏。