國立臺灣大學總務處

公文交換中心位置：位於敬賢樓地下1樓（B12室）

公文交換時間：每日上下午各交換1次（上午10:00～10:30，下午2:30～3:00）

注意事項：公文交換期間，建議全程配戴口罩並遵守防疫新生活運動及本校防疫等相關規定，如有任何疑問請洽文書組（tel:33662140~42）或告知本組交換同仁，將竭誠為您服務。

   

1.擬辦之公文如須存檔，請勿使用回收紙列印，以方便掃瞄及歸檔。
2.歸檔公文以原件為原則，有附件者，每1種以1份為限。（機關檔案點收作業要點2）

歸檔案件有下列情形之一者，應退還文書單位或承辦單位補正，並於歸檔清單上註記其原因及日期：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
前項第2款所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查（機關檔案點收作業要點8）

文書之陳核、陳判過程中，應使用公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分，最速件用紅色、速件用藍色、普通件用白色、機密件用機密檔案專用信封。（文書處理手冊37）

1.機關檔案管理作業手冊6.4.1.2:歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
（1）先編本文，續編附件。編寫位置於每頁「下方置中」。
（2）依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下；簽稿併陳案件，以簽在上，稿在下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
（3）附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。

2.考量本校辦畢之公文未全數退回承辦單位，而由決行單位或會辦單位逕送文書組發文後歸檔，遇會辦單位有另簽時，要求承辦人將辦畢之案件逐件逐頁編碼，有其實際上之困難。因此，請各單位公文承辦人將簽、稿、附件各自獨立逐頁編碼即可，再由文書組合計總頁碼。（94年9月30日940030182號函）

3.前述1及2之方式可視情形並行適用。

將修改後合約書先送至研發處批示核可後，再到文書組蓋校對章。