現在小編很紅，小編都很會撿槍，娛樂我們每天的生活、順便讓我們了解時事和知識。雖然總務處本身不經營社群媒體，但是小編無所不在，小編們不但要回覆立委質詢、上級交辦、校務建言、彙整資料，還有寫年報～ 這次「總務人說故事」就來介紹總務處小編們的每年例行公事 —「寫年報」！
年報是什麼？
總務處年報通常是 240 頁左右的磚頭書。年報要做什麼用呢？電腦螢幕太低的話可以用來調整高度、吃泡麵可以當碗蓋～ 啊，不是啦，有人客來訪的時候可以給他搬回家練身體啦... （ 真的有點重~）
總務處的業務繁雜，隨著任務結束或公文歸檔，過程就只留在回憶裡了～為了讓其他同仁和接手的承辦人了解事件始末，因此總務處自 2009 年開始寫年報。寫年報不會增加組織的生產力，不過可以留下一些軌跡紀錄，有瑣碎的數字、照片、敍事的故事，用以記錄學校發展過程和總務處的組織變化。例如您想了解總務處為了節電做了那些工作、節電成效如何，就可以從每年的「節能減碳」章節找到紀錄。
年報怎麼寫
2009 年總務處開始編排第一本年報，是由各組自行提交初稿後，再由總務處秘書室彙整。依跨組別任務、各組例行業務、特殊事件等項目訂定標題大綱、調整篇幅，最後再請各組協助補充內容、照片，請美編廠商排版、再來回校稿 N 次、看樣稿、終於付印。全部的工作大約耗時半年、過程令人崩潰，但說真的，第一本年報看起來比較像電話簿。
有了第一年的經驗，各組開始有固定的同仁擔任年報小編，每年檢討和調整內容，寫年報也漸漸上軌道。文書組有一位同事擔任編輯，做最最最苦命的催稿和校稿工作，也負責和美編廠商往來溝通。每年7月文書組編輯會提醒小編們整理上半年資料，12月則是奪命連環 email 請各組準時交稿，然後 1 月起廠商美編開始將 word 檔和照片整合成年報初稿，大致整理成一本書的模樣，再送回來請各組小編們和副總務長過目。通常初稿會有很多問題，例如沿用去年資料未更新、資料不足、照片品質不佳、數字不對、文不對題.... 耗時一個月左右完成初校、補齊資料後，廠商會在農曆春節前，將二校稿子送回來，讓大家過年的時候有消遣娛樂。以最新出爐的 2018 年年報來說，前後來回 7 校，在 4 月初付印完成，全部的小編、美編、總編，終於從校稿地嶽裡放生啦！
小編的甘苦點滴
小編得深知人情世故，才能讓各位承辦人在工作之餘配合給資料或回覆校稿問題，出外靠朋友啊～
小編也必須安裝包打聽 app，留意組內各種業務的細節和進度。
小編為避免開天窗危機，必須具備寫手的能力，更要養成平時順手拍照片和留照片原始檔的習慣。
小編更要有「讀你千遍也不厭倦」的毅力和眼力，同一段文字看 20 遍之後還能抓出排版漏字，太神奇了！不知道點了幾瓶眼藥水啊....
總務處在忙什麼？年報告訴您！
年報雖然脫離不了流水帳的冗長、版面也缺乏養眼好圖，但每一本年報都是小編們堅持的心血，更是總務處全體同仁和協力廠商們忙碌一整年的工作成果。在總務處網站，可以查詢 2015 年到 2018 年的年報內容，描述當年業務推動概況、重大紀事。如果您在總務處網站看了總務處簡介還是霧裡看花、想更進一步了解總務處在忙什麼，那就請您來翻一翻年報吧！