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常見問題

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  • Q1
    「採購人員」可以當「主驗人員」嗎
    A

    不可以。

    1. 依採購法第71條第3項規定「機關承辦採購單位之人員不得為所辦採購之主驗人或樣品及材料之檢驗人。
    2. 前項所稱「機關承辦採購單位之人員」,係指辦理該採購案件之承辦人員。簡易分辨方式:通常在本校甲、乙式請購單上簽章的人員即為採購案件之承辦人員,例如:請購人(老師)、承辦人(必須為依人事法規進用之本校教職員或研究人員:專任助理或研究員)、採購組招標承辦人等。
  • Q2
    廠商交貨時是否要通知採購組派員到場點交及驗收
    A

    不需要。

    1. 依據採購法細則第94條:採購之驗收,無初驗程序(通常工程案才有初驗),除契約另有規定者外,機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後三十日內辦理驗收,並做成驗收紀錄。
    2. 本組承辦財物及勞務採購,通常不會有初驗程序,但依本組採購「國內採購作業規範」相關作業程序,因本校大部分採購之物品為供專業領域研究測試之儀表器具,故請購單位先行辦理交貨點收及功能檢測,於確認可得驗收後,以本組網路預約驗收系統登錄驗收時段,本組將由負責各單位之主驗人員依據採購法相關規定辦理驗收事宜。
  • Q3
    「租賃」及「維護」案等有履約起迄期限之採購案要如何驗收
    A
    1. 依據本校會計室100年11月8日校會字第1000050162號函相關規定,倘依履約條件需到期付款或需驗收合格後付款等案件,仍須依合約規定時間辦理付款或驗收,不能提前辦理。
    2. 通常依據採購案契約書之「契約價金之給付條件」會規定租金之付款方式(例如:按月、按季、分頭尾兩期等),若註明本案於交貨並經「查驗」合格後支付第一期款,此處所謂之「查驗」即是由請購單位自行辦理起租時之查驗,並需完成「查驗紀錄」始可辦理報帳程序。
    3. 契約若未規定需辦理「查驗」程序,則於全案履約期滿後辦理結案驗收。
    4. .於契約規定之履約期滿後,始能辦理結案驗收(例如:4月30日期滿,於5月1日以後才能驗收),請至採購組網頁運用「預約驗收系統」登錄驗收時間及相關資料,由採購組派員擔任主驗人員辦理驗收。

    會計室100年校會字第1000050162號函

  • Q4
    驗收紀錄上各項簽章欄位應由那些人擔任
    A

    1.主驗人員: 採購組指派下列採購案之主驗人員:

    (1)一般採購:【系所】採購案金額達30萬元(含)以上,【行政單位】採購案金額逾15萬元。

    (2)科研採購:科學技術研究發展採購案金額達100萬元(含)以上。 未達前述採購金額之驗收,由各單位依權責指派主驗人員(必須為依人事法規進用之本校教職員或研究人員如職員、幹事、博後、專任研究助理或研究員等)。

    2.會驗人員:依據採購法細則第91條,為接管或使用機關(單位)人員。通常為老師交付負責測試或使用人員及請購人(老師本人到場)。

    3.廠商代表:通知得標廠商指派代表到場驗收,若廠商因故無法派員參加,依據採購法細則第96條,機關仍得辦理驗收。但請於此欄位註記「經通知,廠商未派員到場」。

    4.監驗人員:依據機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法,本校由主計室負責各項預算科目之審核人員擔任。

    5.協驗人員:依據採購法細則第91條,為設計、監造、承辦採購單位人員或機關委託之專業人員或機構人員。財物及勞務採購通常此欄位無需商請前述人員擔任,故此欄位保持空白即可。

  • Q5
    驗收紀錄之「完成履約日期」要如何認定
    A
    1. 本校採購契約書「契約價金之給付條件」之「廠商請領契約價金時應提出之其他文件」通常會勾選「送貨簽收單」及「保固書」等兩項,依每個購案內容狀況不同,勾選之文件會有所增減,廠商交貨時經本校人員點收無誤後於「送貨簽收單」簽章並加註簽收日期,此一簽收日期即為「完成履約日期」。
    2. 本校採購契約書「履約地點及期限」,規定得標廠商應於xxx年xx月xx日前將採購標的(產品)送達本校指定之地點,此一日期指的是完成交貨點收之最後日期,通常不含交貨後之功能檢測或安裝所需時間,若契約另有規定(例如:需完成安裝、、、等),則依其規定予以認定。
    3. 共同供應契約之履約期限,註記於政府電子採購網之共同供應契約系統列印之「訂單」上。
  • Q6
    廠商逾期交貨要如何辦理違約金之繳交
    A

    1.系所自辦一般採購30萬元、科研採購100萬元以下購案:
    (1)請自行運用「臺大帳務系統」→「開立繳費單」→「A.繳費類」→「A1.一般繳款類」,依其欄位逐一填入資料,「事由」註明「採購案號xxxxxxx逾期違約金」,並請於說明事項增列01.「繳費期限」(通常為一個月內),02.「違約金計算方式」(例如:逾期10天x契約價金100,000元x每天計罰比率0.001=1,000元)。
    (2)廠商至本校出納組完成繳交違約金後,請其將繳費收據第二聯(業務單位留存)送回貴單位,檢附於驗收紀錄之附件,於報帳時一併送交本組審查。

    2.採購組辦理之採購案:請於預約驗收時並來電告之本組負責之主驗人員,以利預先處理。

  • Q7
    契約變更流程
    A
    1. 以本校公文系統製作契約變更簽文,並檢附相關證明文件(例如:廠商同意書、規格比較表、產品市售價格比較表)。
    2. 請購單位(系、所、中心)各級長官用印。
    3. 會辦流程:(1)總務處(採購組、總務長)→(2)主計室(審核組、主計主任)→(3)總務處(總務長決行)。
    4. 請將奉核定之簽文影本乙份交付採購組,併購案資料備查及據以辦理驗收。
  • Q8
    要如何辦理驗收(預算金額NTD300,000元以上)
    A
    1. 確認廠商已完成交貨並經點收無誤,於廠商送貨單上之客戶簽收欄簽章並押上收貨日期。(若無簽收欄位則請於明顯空白處簽章押日期)
    2. 至總務處「採購組」網頁使用網路預約系統,登錄驗收時間等相關資料。
    3. 採購金額150萬元(含)以上,請通知主計室承辦人員到場監辦驗收(請查看本校甲式請購單下方主計室欄位之用印人員印章,找預算經費承辦人,若無法確認則請以電話方式詢問主計室)。
    4. 請通知廠商於驗收時到場辦理驗收,若廠商因故無法到場,依採購法細則96條「機關仍得辦理驗收」,但務必通知廠商,不可於未通知之情況下自行完成驗收,以免產生履約爭議。
    5. 較專業之實驗研究用儀器,請老師指定測試人員進行功能檢測,並製作本校之「功能檢測表」,呈請老師確認後簽章,於驗收時交付採購組主驗人員,做為驗收紀錄之附件。
    6. 若為一般性事務機具,則可於驗收時現場進行功能檢測,並直接於驗收紀錄之「驗收經過」欄位勾選「規格功能檢測結果如下」,並註記「功能、規格及數量均相符」等字樣,並由測試人員簽章確認。
    7. 採購組主驗人員至現場完成驗收合格後,由主驗人員開具「驗收紀錄」及「結算驗收證明書(一佰伍拾萬元以上)」。
  • Q9
    需辦理驗收之採購案後續報帳文件及流程
    A

    1.以本校帳務系統製作「單據黏存單」及「財產五聯單」:

    (1)計畫報帳黏存單:貼發票。

    (2)退費報帳黏存單:貼履約保證金收據。

    (3)請依帳務系統步驟製作財產五聯單。

    2.報帳文件:

    (1)黏存單。

    (2)財產五聯單。

    (3)履約保證金退費申請書。

    (4)採購案原始文件正本。

    (5)驗收紀錄及附件正本。

    (6)結算驗收證明書(採購金額150萬元以上)。

    3.報帳流程:

    (1)保管組:審查財產五聯單。

    (2)採購組:審查履約保證金退費申請書。

    (3)主計室:所有資料送禮賢樓經費所屬主計室,完成報帳。

  • Q10
    什麼時候要辦理驗收
    A

    原則上以廠商完成履約交貨日起算三十天以內辦理,說明如下:

    1. 依據採購法細則第94條:採購之驗收,無初驗程序者,除契約另有規定者外,機關應於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後三十日內辦理驗收,並作成驗收紀錄(契約書內之驗收規定通常亦會註明)。
    2. 「初驗」於「工程」採購驗收較常發生,本組辦理之「財物」及「勞務」採購通常均無「初驗」程序(依契約規定為主),因本校為學術研究單位,採購之實驗研究用儀器於功能檢測階段,常因相關配合設施、材料或其它因素,以致較一般採購較為耗費時日,常有發生廠商完成履約交貨後三十日內未完成驗收情形,因廠商亦瞭解檢測需要時間,通常均採被動方式配合本校通知其辦理驗收,所以也不會主動通知本校「備驗」,通常由本校自行決定「可得驗收之程序是否已完成」,而通知廠商辦理驗收。
    3. 因廠商甚少會主動正式通知本校已完成「備驗」並要求辦理驗收,但為必免履約爭議產生,依據契約規定及本誠信和諧方式處理,本校目前處理方式係以廠商完成交貨之日起,開始計算驗收時是否已超過三十天,若已超過三十天,於驗收時將會告之廠商上述之相關規定,並請廠商填寫「驗收通知書」,以符合採購法規定之程序。
  • Q11
    交貨點收後進行功能檢測時,發現不符契約之規格或有瑕疵時,如何處理
    A
    1. 請先通知廠商,由雙方共同進行確認程序,並將相關問題詳細記錄。
    2. 若問題並不嚴重,且對使用上不會造成影響,則請廠商進行功能調校或改善。
    3. 廠商若無法完成改善,請通知採購組負責貴單位採購案驗收之主驗人員協助處理。
    4. 依契約之驗收規定辦理驗收,正式完成「不合格驗收紀錄」,並註記「限期改善」之期限(本組權限為30天內)。
    5. 若廠商於改善期限內仍無法改正,則依契約規定開始計罰「逾期違約金」,若尚未超過契約原訂之履約期限,則以契約規定之期限為起算逾期違約金之起始日。
    6. 若廠商於改善期限內完成改正,經雙方共同測試合格後,請通知採購組辦理驗收並完成「合格驗收紀錄」。
    7. 若廠商始終無法完成改正,除計罰逾期違約金之外,經評估本案已無法繼續執行,則依契約之「契約終止解除及暫停執行」之相關規定處理後續事宜。
  • Q12
    何謂「契約終止」、「契約解除」及「暫停執行」
    A

    1.契約終止:自終止之日起,雙方權利義務即消滅。簡言之就是「做多少、付多少」。

    2.契約解除:契約解除時,溯及契約生效日消滅。簡言之「全案作廢」。

    3.暫停執行:
    (1)廠商未依契約規定履約,本校得隨時通知廠商部分或全部暫停執行,至情況改正後方准恢復履約,廠商不得就暫停執行請求延長履約期限或增加契約價金。
    (2)因非可歸責於廠商之情形,由本校通知廠商部分或全部暫停執行,得補嘗廠商因而增加之必要費用,並應視情形酌予延長履約期限。但暫停執行期間累計逾六個月者,廠商得通知本校終止或解除部分或全部契約。

    4.以上之處理方式在實際處理上會有難易不同狀況,在雙方均無法達成協調而產生共識時,會有履約爭議之產生,故於契約內均有訂定「爭議處理」之相關規定,包括法律處理方式或由「採購申訴審議委員會」受理調解及申訴。