國立臺灣大學總務處

內購案 - 報帳及退保證金：

結案時，應影印決標紀錄、驗收紀錄、請購單（限制性招標理由說明書）、決標公告、獨家代理證明、報價單等文件，併同契約書副本、保固書等設立專卷保存。

若已無廠商需待解決事項，請於驗收合格日起7日內（預算金額超過NT$150萬元者於驗收合格日起14日內）處理 1.報帳-貨款 2.報帳-退履約保證金作業，文件分置於卷宗之二側，整案卷宗先送採購組核退履約保證金。案內無履約保證金時，支付貨款之報帳文件請逕送主計室。

 案內訂有保固保證金時，須於驗收合格後，由採購組開單通知廠商繳納，並於請購單位收到保固保證金繳款證明影本（通知聯），再進行申報貨款及申退履約保證金作業。      

【報帳文件-貨款】由下而上請依序排列：

1. 本組發還之原始採購文件（如有訂約需含一份副本契約書）
2. 查驗紀錄（視個案，如有）
3. 驗收紀錄（預算金額超過NT$150萬元者尚需有結算證明）
4. 保固保證金繳款證明影本（如有收取）
5. 分期付款表或其他（視個案）
6. 支出分攤表（經費來源超過一項才需檢附）
7. 財產增加單五聯（勞務案及耗材免附-送主計室前應先至保管組核章）
8. 支出憑證黏存單

• 國內發票浮貼於支出憑證黏存單下方之單據清單上。
• 若有逾期，逾期罰款繳納收據正本併入報帳文件內，影本併入申退保證金內。

【報帳文件-退履約、差額、預付款保證金】由下而上請依序排列：

1. 驗收紀錄影本
2. 保固保證金繳款證明影本（如有收取）
3. 履約保證金退還申請書
4. 支出憑證黏存單

• 向廠商收回保證金收據正本，並將之浮貼於支出憑證黏存單下方之單據  清單上。
• 報帳時，選擇報帳管理→退費報帳→發票號碼欄位輸入保証金收據編號。

【報帳文件-退保固保證金（保固屆期）】由下而上請依序排列：

1. 驗收紀錄影本
2. 決標紀錄或其他有彰顯保固期限之證明
3. 保固保證金退還申請書
4. 支出憑證黏存單 

內購結案報帳文件

外購案 - 報帳及退保證金：

結案時，應影印決標紀錄、驗收紀錄、請購單（限制性招標理由說明書）、決標公告、獨家代理證明、報價單等文件，併同免稅令及進口報單及國外商業發票、契約書副本、保固證明等設立專卷保存。​

經費結餘： 

填寫「支出收回單」（請至台大帳務系統E化處理）連同銀行退款支票一併送交總務處出納組。將出納組開立之收款收據，黏貼於沖帳時的支出憑證黏存單上。 

若已無廠商需待解決事項，請於驗收合格日起7日內（預算金額超過NT$150萬元者於驗收合格日起14日內）處理 1.報帳-貨款 2.報帳-退履約保證金作業，文件分置於卷宗之二側，整案卷宗先送採購組核退履約保證金。案內無履約保證金時，支付貨款之報帳文件請逕送主計室。

案內訂有保固保證金時，須於驗收合格後，由採購組開單通知廠商繳納，並於請購單位收到保固保證金繳款證明影本（通知聯），再進行申報貨款及申退履約保證金作業。 

【報帳文件-貨款】由下而上請依序排列：

1. 本組發還之原始採購文件（如有訂約需含一份副本契約書）
2. 查驗紀錄（視個案，如有）
3. 驗收紀錄（預算金額超過NT$150萬元者尚需有結算證明）
4. 保固保證金繳款證明影本（如有收取）
5. 分期付款表或其他（視個案）
6. 支出分攤表（經費來源超過一項才需檢附）
7. 財產增加單五聯（勞務案及耗材免附-送主計室前應先至保管組核章）
8. 支出憑證黏存單

• 國內發票浮貼於支出憑證黏存單下方之單據清單上。
• 若有逾期，逾期罰款繳納收據正本併入報帳文件內，影本併入申退保證金內。

【報帳文件-退履約、差額、預付款保證金】由下而上請依序排列：

1. 驗收紀錄影本
2. 保固保證金繳款證明影本（如有收取）
3. 履約保證金退還申請書
4. 支出憑證黏存單

• 向廠商收回保證金收據正本，並將之浮貼於支出憑證黏存單下方之單據  清單上。
• 報帳時，選擇報帳管理→退費報帳→發票號碼欄位輸入保証金收據編號。
• 「銀行結匯收據」及「國外發票」及出納組開立之結餘款的收據（如有結餘款）浮貼於 支出憑證黏存單下方之單據清單上。

【報帳文件-退履約、差額、預付款保證金】由下而上請依序排列：

1. 驗收紀錄影本
2. 保固保證金繳款證明影本（如有收取）
3. 履約保證金退還申請書
4. 支出憑證黏存單

• 向廠商收回保證金收據正本，並將之浮貼於支出憑證黏存單下方之單據  清單上。
• 報帳時，選擇報帳管理→退費報帳→發票號碼欄位輸入保証金收據編號。

【報帳文件-退保固保證金（保固屆期）】由下而上請依序排列：

1. 驗收紀錄影本
2. 決標紀錄或其他有彰顯保固期限之證明
3. 保固保證金退還申請書
4. 支出憑證黏存單 

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